Sé que vos también querés tener reuniones más productivas en el trabajo. Por eso:
A todas aquellas reuniones que pudieron haber sido un e-mail.
Las que duraron mil horas y se realizaron en San Chucha y Caridad.
Las que estuvieron llenas de divagues y nada productivo.
Y las que honraron a los retrasados esperándoles y haciéndote perder más tiempo…
Es hora de que le digas: Gracias por las enseñanzas y ¡Hasta nunca!
Hoy te presento mi Guía Definitiva para lograr Reuniones más Productivas. Porque es hora de poner orden en el equipo, y sacarle el máximo provecho al mayor recurso de todos los seres humanos: Nuestro tiempo.
Pasos para tener reuniones más productivas en el trabajo
Paso 1 (antes): Prepararse
Ya sea que la convoques vos, o te inviten a una, para tener reuniones más productivas debés saber de antemano (y lo más precisamente posible) dos cosas: 1. Cuáles son los temas a tratar y 2. Qué se debe definir. De acuerdo a esto también vas a poder calcular cuánto tiempo puede durar la junta. Anotá estos puntos en tu agenda o cuaderno de reuniones y lleválos contigo ese día. Preparáte para llegar a tiempo.
Paso 2 (durante): Enfocarse y definir
Cuidar la puntualidad es un gran pendiente en nuestra sociedad y las reuniones más productivas dependen muchísimo de este factor. Sin embargo la cosa no termina ahí. Aunque todos lleguen a tiempo, lo importante es sacarle el máximo provecho. Y aquí es donde tu cuadernito de reuniones debe tomar la posta.
Esas anotaciones que preparaste con antelación van a ser tu guía principal. Te van a permitir encauzar los divagues y el entusiasmo hacia lo productivo. Consultá a cada momento estas anotaciones y fijate que se vayan definiendo las cosas a medida que pasa el tiempo. Y en cuanto a definir cosas me refiero a fijar fechas, repartir tareas, consensuar responsables de cada una (un responsable por tarea, es lo mejor). Anotá todo, en ese mismo cuaderno o una súper planilla.
Paso 3 (después): Recordatorios y seguimiento
Como broche de oro, y para que tu super reunión no quede en el opareí, utilizá el recurso de la inmediatez. Enviá un breve, potente y eficaz e-mail con los puntos acordados, listas de tareas y responsables. Que las cosas no queden en el aire, ni surjan confusiones. Integrá a todos los participantes en el mismo correo. Más adelante, si es necesario, podés tomar ese mismo e-mail como elemento de seguimiento para comenzar a ver los resultados.
Si implementás esto a tu rutina laboral no sólo vas a optimizar tu tiempo, sino que vas a destacarte de los demás e inspirar a otros. Compartí esta nota con tus compañeros de equipo, así el trabajo en conjunto va a ser más organizado y armonioso. ¡A todos nos encanta ver cómo las cosas que nos proponemos se cumplen!